Come organizzare il tuo evento aziendale passo dopo passo (Parte II)
Come accennato nel nostro ultimo post, continuiamo con i seguenti aspetti da tenere in considerazione quando si organizza un evento aziendale. Dopo aver definito l’obiettivo dell’evento e scelto il tipo di evento, decideremo questi 5 punti:
- Tema dell’evento
- Spazio in cui si svolgerà
- Catering e personale necessario
- Esigenze audiovisive
- Animazione e spettacoli.
Tema dell’evento
La scelta di un tema specifico non è obbligatoria quando si organizza un evento, ma è un tocco distintivo che può renderlo memorabile.
Quando l’evento è la celebrazione di un anniversario aziendale, è importante personalizzare il tema e sfruttarlo per dare visibilità e generare aspettativa. Il modo più semplice ed economico per farlo è creare un hashtag che tutti i partecipanti possono utilizzare sui loro social network. Se appare anche nella decorazione, la visibilità aumenterà con tutte le foto e i video realizzati durante l’evento.
Se l’evento è un evento annuale in cui lavoratori e / o clienti si incontrano, una grande idea è quella di tematizzare l’intero evento: la decorazione, il photocall, i costumi dello staff e, soprattutto, lo spettacolo.
Una festa a tema Far West, un evento ambientato in Africa, una festa al Cabaret o a Las Vegas, un gala degli Oscar… tutto è possibile e più è originale, meglio è!
Organizza la cerimonia di premiazione
Spazio in cui si svolgerà
Il luogo in cui verrà organizzato l’evento è una parte essenziale dell’organizzazione. Il primo requisito è che lo spazio si adatti a tutte le esigenze tecniche e spaziali del nostro evento. È importante verificare se lo spazio ha i mobili di cui avremo bisogno e se negli aspetti tecnici è un luogo con le condizioni necessarie.
Da lì, più spettacolare è lo spazio, più memorabile sarà il nostro evento.
Catering e personale necessario
Sono sicuro che sei d’accordo con noi quando diciamo che non c’è niente di peggio che soffrire la fame ad un evento. La ristorazione è un aspetto che passerà inosservato solo se è perfetto.
Se oltre ad essere corretti, intendiamo rendere il catering un aspetto memorabile dell’evento, dovremo farlo ricordare agli ospiti per qualche dettaglio. Come lo faremo? Personalizzazione del catering per il nostro evento.
Un modo per personalizzare il catering è fare un evento a tema con il tuo catering a tema. Ad esempio, un evento con uno spettacolo di Bollywood sarà accompagnato da un catering indiano.
Affinché la ristorazione sia più che corretta, è anche importante prendere in considerazione tutti i tipi di pubblico. In un evento con bambini, alcuni “menu per bambini” saranno importanti. Si consiglia inoltre di includere piatti vegetariani, vegani e alcuni piatti senza glutine tenendo conto dell’importanza che questi piatti siano contrassegnati. Con il pubblico internazionale, è conveniente prendere in considerazione i dettagli gastronomici dei diversi paesi (persone che non mangiano carne di maiale, carne halal, persone che non mangiano carne di vitello …).
Esigenze audiovisive
Qualsiasi organizzatore di eventi deve avere questo dettaglio se vuole che l’evento vada perfettamente. Le esigenze audiovisive dipenderanno, soprattutto, dall’animazione che accompagna l’evento. Uno spettacolo all’evento deve avere tutti questi dettagli preparati in anticipo e deve essere coordinato con i responsabili dello spazio in cui si svolge.
Devi anche prendere in considerazione tutto ciò che riguarda i microfoni delle persone che parleranno durante l’evento: presentatori, relatori, manager che tengono un discorso aziendale o partecipanti che vogliono partecipare.
Non c’è niente di peggio di uno spettacolo visivo che non si vede da tutti i punti della stanza, o di uno spettacolo musicale che non si sente bene.
Intrattenimento e spettacoli
Questo potrebbe essere il punto più importante dell’intera voce. Gli eventi aziendali consistono sempre in una parte aziendale, importante per l’azienda, ma poco attraente. Questa attrazione sarà realizzata con uno spettacolo che conquisterà tutti coloro che parteciperanno all’evento.
Come scegliere l’animazione perfetta per il tuo evento? Non esiste una formula esatta che definisca quale tipo di spettacolo sia il più adatto per ogni tipo di evento, quindi fino a quando non riceveremo feedback, non sapremo se abbiamo avuto ragione o meno. Quello che possiamo fare è conoscere il più possibile gli ospiti e quindi scegliere tra le proposte che meglio si adattano a questo tipo di pubblico.
A questo punto, la comunicazione tra l’azienda che organizza l’evento e il cliente è molto importante. Solo il cliente conosce i partecipanti invitati all’evento, quindi più dettagli conosce, più successo avrà lo spettacolo.
Per eventi più formali, si raccomandano lezioni motivazionali o spettacoli visivi senza interazione. Per gli eventi con i bambini, come i Family Days, è importante che l’animazione sia adatta a tutte le età, senza far annoiare gli adulti. Per eventi più festivi, la musica e l’umorismo possono essere gli stili più appropriati.
