Come organizzare il tuo evento aziendale passo dopo passo
Conosci i punti chiave che dovresti tenere a mente per organizzare un evento? Abbiamo già trattato in diversi post, gli aspetti che devi avere chiari affinché il tuo evento abbia successo. Per non lasciare indietro nessuno dei punti più importanti, abbiamo organizzato questo post sotto forma di una lista di controllo. Ecco i primi cinque!
- Obiettivo dell’evento
- Tipo di evento
- Budget, programma e pianificazione
- Distribuzione delle responsabilità per l’organizzazione
- Sponsor
Milano è una città d’affari internazionale con una grande attrazione turistica. Il numero di eventi che si svolgono ogni anno sono molto numerosi e vari. Dagli eventi rivolti ai privati, locali o stranieri, agli eventi per le grandi aziende internazionali passando per i grandi eventi organizzati dalle start-up.
L’offerta e la domanda per organizzare eventi è enorme e variegata. In questo articolo ci concentreremo sul parlare dell’organizzazione di eventi per le aziende.
1. Obiettivo dell’evento
La prima cosa sarà essere molto chiari sugli obiettivi che vogliamo raggiungere con il nostro evento. Ci sono obiettivi generali comuni ad ogni evento aziendale, e poi bisogna definire i nostri obiettivi specifici.
Obiettivi generali
- Networking: Promozione delle relazioni interpersonali con clienti, fornitori e altre aziende e istituzioni.
- Contenuti aziendali: immagine del marchio, promozione di prodotti e servizi.
- Team Building: Motivazione al lavoro e integrazione dei dipendenti
Obiettivi specifici
- Anniversario aziendale o altre celebrazioni aziendali.
- Inaugurazione delle strutture.
- Promozione di nuovi prodotti o servizi
- Kick off meeting: Kick-off meeting di un progetto.
- Pubblicizza un nuovo marchio.
- Re-branding (modifica del nostro marchio).
- Dinamiche di gruppo, Team Building, Lavoro di squadra.
- Family Day: Open day per far conoscere alla tua azienda l’ambiente familiare dei tuoi lavoratori. Promozione della riconciliazione familiare.
- Recruitment: Può sembrare strano, ma sempre più aziende stanno reinventando il fenomenodell’hackathonper trovare talenti attraverso una “maratona di idee”. È un’idea molto innovativa che per ora viene utilizzata principalmente instart-up eprogetti di incubazione di nuove imprese.
- Altri: Conferenza annuale o fiera, congresso, convention, showroom, fiera, mostra, altra celebrazione.
2. Tipo di evento
Ci sono molti modi per classificare il tuo evento e tutti servono ad aiutarti a progettarlo e pianificarne l’esecuzione.
Secondo i partecipanti: evento esterno (rivolto a clienti o potenziali clienti, fornitori, potenziali investitori, media e autorità). Evento interno, nel caso in cui sia rivolto ai lavoratori o agli azionisti.
Classificazione spaziale: in spazi chiusi (interni) o all’aperto (outdoor).
Da questa prima categorizzazione, passiamo ad una classificazione più specifica:
Eventi esterni
- Congressi e Convegni
- Fiere ed Esposizioni
- Showroom, mostre e pop-up store
- Seminari e webinar
- Conferenze stampa
- Conferenze
- Eventi interni
- Assemblee generali degli azionisti
- Riunioni del consiglio di amministrazione
- Kick-off meeting
- Dinamiche di gruppo e Team Building
- Celebrazioni aziendali interne
- Conferenze e altre riunioni interne.
3. Budget, programma e pianificazione
Controllare la spesa del tuo evento è essenziale per poterlo pianificare bene. La prima cosa è sapere quale budget abbiamo e quindi adattare l’intera organizzazione ad esso.
Una volta che sai che budget hai, progetta il programma dell’evento concentrandoti soprattutto sulla durata che avrà. Non è la stessa cosa progettare il programma di un congresso di più giorni rispetto all’agenda di una conferenza di poche ore. Più a lungo dura il tuo evento, più lunga è la tua lista di compiti e punti da prendere in considerazione: organizzare pasti, pause, sessioni di networking, trasporti, alloggio, attività ricreative e di intrattenimento …
Una volta che hai progettato l’agenda dell’evento, è il momento di pianificare. Dovrai contattare i fornitori, delegare l’organizzazione dell’evento a più persone in modo da non dover essere a conoscenza di ogni minimo dettaglio e stabilire anche un piano B nel caso in cui qualcosa non vada o ci sia un’emergenza.
4. Distribuzione delle responsabilità per l’organizzazione
Contattare i fornitori giusti è la chiave per rendere l’evento un successo. L’ideale è assumere un’azienda specializzata nell’organizzazione integrale di eventi. Perché? Perché hanno una lunga esperienza nella produzione di eventi e puoi delegare a loro tutto l’esternalizzazione dei servizi che è necessario e quindi dimenticare i dettagli secondari in modo da poterti concentrare sulla preparazione dei contenuti aziendali dell’evento. Inoltre, è un modo di delegare la responsabilità che presuppone che un fornitore fallisca all’ultimo minuto e devi cercarne un altro in fretta. I produttori di eventi hanno sempre più contatti e diversi fornitori su cui contare nel caso in cui sia necessario un piano B.
Se decidi di lavorare con più fornitori contemporaneamente per farli gestire diverse parti dell’evento, dovrai stabilire i modelli di coordinamento e organizzazione che devono esistere tra loro per evitare duplicazioni o, peggio, incomprensioni che portano i fornitori a sottrarsi alla responsabilità per i guasti durante l’evento e a dare la colpa all’altro fornitore. È importante che ognuno di loro abbia ben definito quale sia la propria responsabilità all’interno dell’evento.
5. Sponsor
Per rendere l’evento più redditizio per la tua azienda, non escludere la possibilità di cercare sponsor che potrebbero avere interesse a promuovere il loro marchio durante l’ evento e che questo sia compatibile con la tua attività perché sono attività complementari. I vostri fornitori possono diventare sponsor in cambio della possibilità di pubblicizzare i loro servizi o produttori: fornitori di catering, assemblatori di stand, illuminazione…
Nel prossimo post parleremo di come scegliere il tema giusto per il tuo evento, lo spazio, il catering, le opzioni di intrattenimento che hai e l’importanza delle presentazioni e delle proiezioni audiovisive.
