Gli eventi aziendali sono strumenti potenti per raggiungere diversi obiettivi strategici, ma per essere efficaci devono essere pianificati e monitorati con cura. I KPI sono indicatori chiave di performance che permettono di misurare i risultati degli eventi e di valutare il loro impatto.
Per definire i KPI più adatti è necessario seguire alcuni criteri, come la rilevanza, la specificità, la misurabilità, la realizzabilità e la temporalità.
In questo articolo vedremo alcuni esempi di KPI per eventi aziendali, suddivisi in categorie come la partecipazione, l’engagement e la soddisfazione. Ti invitiamo a utilizzare questi KPI per organizzare eventi di successo e per migliorare le tue performance aziendali.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dei diversi formati di eventi?
Gli eventi aziendali sono occasioni importanti per comunicare, informare, formare, motivare e coinvolgere i propri stakeholder interni ed esterni. Tuttavia, non esiste un formato unico e valido per ogni tipo di evento. A seconda degli obiettivi, dei contenuti, del target e del budget, si possono scegliere tra eventi in presenza, eventi ibridi ed eventi virtuali. Vediamo quali sono le caratteristiche, i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna modalità.
Eventi in presenza
Gli eventi in presenza sono quelli tradizionali, che si svolgono in una location fisica specifica e richiedono la partecipazione diretta degli invitati. Tra i vantaggi degli eventi in presenza c’è sicuramente l’incontro reale tra partecipanti, che favorisce la creazione di relazioni personali e professionali, il networking e lo scambio di esperienze. Inoltre, gli eventi in presenza permettono di avere momenti di convivialità tra i partecipanti, di offrire servizi aggiuntivi come il catering e il gadgetting e di sfruttare le potenzialità della location scelta, che può essere anche insolita o suggestiva.
Tra gli svantaggi degli eventi in presenza ci sono invece i costi più elevati, legati alla logistica, al trasporto, all’allestimento e alla sicurezza. Inoltre, gli eventi in presenza hanno una capacità limitata di partecipanti, che dipende dalla dimensione della location e dalle normative vigenti. Infine, gli eventi in presenza hanno un maggiore impatto ambientale rispetto agli eventi virtuali, a meno che non siano organizzati in maniera green.
Eventi ibridi
Gli eventi ibridi sono una combinazione tra eventi fisici e virtuali, che consentono al pubblico di partecipare sia in presenza che a distanza. In altre parole, gli eventi ibridi si svolgono in una location fisica specifica ma vengono trasmessi in diretta in streaming su piattaforme digitali, oltre a consentire ai partecipanti remoti di intervenire in tempo reale.
Tra i vantaggi degli eventi ibridi ci sono la possibilità di allargare l’audience, coinvolgendo persone che non possono o non vogliono spostarsi dalla propria sede; la spettacolarità, data dall’utilizzo di tecnologie audiovisive avanzate; l’efficienza delle risorse, grazie al risparmio sui costi di viaggio e alloggio; la modernità di questo tipo di evento, che dimostra innovazione e adattabilità.
Tra gli svantaggi degli eventi ibridi ci sono la complessità organizzativa, che richiede una pianificazione accurata e un supporto tecnico qualificato; il rischio di creare una disparità tra i partecipanti in presenza e quelli online, che potrebbero sentirsi esclusi o trascurati; la necessità di avere una connessione internet stabile e veloce per garantire la qualità della trasmissione.
Eventi virtuali
Gli eventi virtuali sono quelli completamente online, che si svolgono su piattaforme digitali apposite e non richiedono la presenza fisica dei partecipanti. Tra i vantaggi degli eventi virtuali ci sono la facilità di accesso da qualsiasi luogo e dispositivo; la riduzione dei costi legati alla logistica e al trasporto; la possibilità di coinvolgere un numero illimitato di partecipanti; il minore impatto ambientale; la possibilità di sfruttare funzionalità interattive come chat, videoconferenze, sondaggi e votazioni.
Tra gli svantaggi di un evento virtuale ci sono la mancanza di contatto umano e di empatia tra i partecipanti, la difficoltà di mantenere alta l’attenzione e il coinvolgimento, la possibilità di incorrere in problemi tecnici o di connessione che possono compromettere la qualità dell’evento e la necessità di avere delle competenze specifiche per gestire le piattaforme digitali.
Come scegliere il formato di evento più adatto
La scelta del formato di evento più adatto dipende da diversi fattori, tra cui gli obiettivi, il target, il budget e il contesto. Non esiste una risposta univoca e valida per ogni situazione, ma è necessario valutare i pro e i contro di ciascuna modalità in base alle proprie esigenze. Ecco alcuni consigli per orientarsi nella scelta:
- Se vuoi creare un forte legame con i tuoi partecipanti, valorizzare la tua immagine e offrire un’esperienza unica e memorabile, gli eventi in presenza sono la soluzione ideale
- Se vuoi raggiungere un pubblico più ampio e diversificato, ridurre i costi e l’impatto ambientale, sfruttare le potenzialità delle tecnologie digitali e offrire una maggiore flessibilità ai tuoi partecipanti, gli eventi virtuali sono la soluzione ideale
- Se vuoi combinare i vantaggi delle due modalità precedenti, offrendo una maggiore spettacolarità e modernità al tuo evento, gli eventi ibridi sono la soluzione ideale
In ogni caso, dovrai tenere conto delle aspettative e delle preferenze dei tuoi partecipanti, della qualità dei contenuti e dei relatori che proporrai, della compatibilità tra il formato scelto e il tema dell’evento e della disponibilità di risorse tecniche e umane per gestire al meglio il tuo evento.
Gli obiettivi e i KPI
Gli obiettivi e i KPI degli eventi fungono da luce guida nella strategia generale di pianificazione degli eventi aziendali. Saranno realizzati al meglio in un formato di persona, ibrido o virtuale?
Gli eventi aziendali sono occasioni importanti per promuovere il brand, fidelizzare i clienti, generare lead, formare i dipendenti, motivare il team e raggiungere altri obiettivi strategici. Tuttavia, per organizzare eventi efficaci e di successo, non basta scegliere una location, un catering e un programma: è necessario definire degli obiettivi chiari e misurabili, e dei KPI (Key Performance Indicator) per monitorare i risultati.
Di seguito andremo a vedere cos’è un obiettivo, cos’è un KPI, come definirli e quali sono i principali esempi di obiettivi e KPI per eventi aziendali. Inoltre, analizzeremo i vantaggi e gli svantaggi dei diversi formati di eventi (di persona, ibrido o virtuale) e come scegliere quello più adatto in base agli obiettivi e ai KPI.
Cos’è un obiettivo?
Un obiettivo è un risultato desiderato che si vuole raggiungere con una determinata attività o progetto. Un obiettivo deve essere specifico, misurabile, raggiungibile, rilevante e temporale. Un metodo utile per definire gli obiettivi è il modello SMART, che sta per Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Relevant (rilevante) e Time-bound (temporale).
Ad esempio, se l’obiettivo di un evento è aumentare la notorietà del brand, un possibile obiettivo SMART potrebbe essere: “Ottenere almeno 100 menzioni sui social media entro una settimana dall’evento”.
Cos’è un KPI?
Un KPI è un indicatore chiave di performance che misura il grado di raggiungimento di un obiettivo specifico. Un KPI è espresso in termini numerici o percentuali e ha una soglia di riferimento che indica il livello di performance desiderato o accettabile.
Ad esempio, se l’obiettivo di un evento è aumentare la notorietà del brand, un possibile KPI potrebbe essere il numero di menzioni sui social media durante e dopo l’evento. Se la soglia di riferimento è di 100 menzioni, si potrà valutare se l’obiettivo è stato raggiunto o meno confrontando il dato reale con quello atteso.
Come definire gli obiettivi e i KPI per eventi aziendali?
Per definire gli obiettivi e i KPI per eventi aziendali è necessario seguire alcuni passaggi:
– Analizzare la situazione attuale dell’azienda e del mercato
– Identificare le opportunità e le sfide da affrontare
– Stabilire la visione e la missione dell’evento
– Definire gli obiettivi SMART dell’evento
– Scegliere i KPI più rilevanti e significativi per misurare gli obiettivi
– Monitorare i KPI durante e dopo l’evento
– Valutare i risultati e trarre le conclusioni
Quali sono i principali obiettivi e KPI per eventi aziendali?
Gli obiettivi e i KPI per eventi aziendali possono variare a seconda della tipologia dell’evento, del target di riferimento, della strategia aziendale e degli obiettivi specifici. Tuttavia, possiamo individuare alcune categorie generali di obiettivi e KPI per eventi aziendali, come:
Obiettivi e KPI di brand awareness
Gli obiettivi di brand awareness riguardano la notorietà e la reputazione del brand sul mercato e tra i potenziali clienti. Alcuni esempi di obiettivi di brand awareness sono:
– Aumentare la visibilità del brand sui canali online e offline
– Migliorare l’immagine e il posizionamento del brand
– Creare una community di fan e follower attorno al brand
– Generare passaparola e raccomandazioni positive sul brand
Alcuni esempi di KPI di brand awareness sono:
– Numero di menzioni e hashtag sui social media relativi all’evento
– Numero di impression e click sugli annunci online dell’evento
– Numero di articoli e recensioni sui media online e offline dell’evento
– Numero di testimonianze e feedback positivi dei partecipanti sull’evento
Obiettivi e KPI di lead generation
Gli obiettivi di lead generation riguardano la creazione e l’acquisizione di contatti qualificati interessati al prodotto o al servizio offerto dall’azienda. Alcuni esempi di obiettivi di lead generation sono:
– Aumentare il numero di potenziali clienti nel database aziendale
– Qualificare i lead in base al loro livello di interesse e bisogno
– Nutrire i lead con contenuti informativi e persuasivi
– Convertire i lead in clienti effettivi o in opportunità di vendita
Alcuni esempi di KPI di lead generation sono:
– Numero di iscritti all’evento
– Numero di contatti generati o acquisiti durante l’evento
– Numero di download o accessi ai materiali informativi dell’evento
– Numero di richieste di informazioni o preventivi ricevuti dopo l’evento
Obiettivi e KPI di customer loyalty
Gli obiettivi di customer loyalty riguardano la fidelizzazione e la soddisfazione dei clienti esistenti o potenziali. Alcuni esempi di obiettivi di customer loyalty sono:
– Aumentare il tasso di ritenzione dei clienti
– Ridurre il tasso di churn dei clienti
– Incrementare il valore medio del cliente (Customer Lifetime Value)
– Stimolare il cross-selling e l’upselling dei prodotti o servizi
Alcuni esempi di KPI di customer loyalty sono:
– Tasso di soddisfazione dei partecipanti (misurato tramite sondaggi o questionari)
– Tasso di raccomandazione dei partecipanti (misurato tramite il Net Promoter Score o altre metriche)
– Tasso di conversione dei partecipanti (percentuale di partecipanti che diventano clienti o che effettuano un acquisto)
– Tasso di ritenzione dei partecipanti (percentuale di partecipanti che si iscrivono o partecipano ad altri eventi successivi)
A cosa serve un KPI?
Un KPI serve a monitorare e valutare l’efficacia e il successo di un evento aziendale. Grazie ai KPI è possibile:
– Verificare se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti o meno
– Identificare i punti di forza e di debolezza dell’evento
– Misurare il ritorno sull’investimento (ROI) dell’evento
– Ottenere feedback dai partecipanti e dagli stakeholder
– Migliorare la pianificazione e l’organizzazione degli eventi futuri
Come definire un KPI?
Per definire un KPI efficace è necessario seguire alcuni criteri. Un buon KPI deve essere:
– Rilevante: deve essere collegato agli obiettivi dell’evento e della strategia aziendale
– Specifico: deve misurare un aspetto preciso e ben definito dell’evento
– Misurabile: deve essere quantificabile in modo oggettivo e verificabile
– Realistico: deve essere raggiungibile con le risorse e i mezzi disponibili
– Temporale: deve avere una scadenza entro cui deve essere raggiunto
Un metodo utile per definire i KPI è il modello SMART, che sta per Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Relevant (rilevante) e Time-bound (temporale).
Quali sono i principali KPI per eventi aziendali?
I KPI per eventi aziendali possono essere suddivisi in diverse categorie, a seconda della fase dell’evento (prima, durante o dopo) e dell’obiettivo da misurare (partecipazione, engagement, soddisfazione, ecc.). Ecco alcuni esempi di KPI per eventi aziendali:
KPI per la partecipazione
I KPI per la partecipazione misurano il numero e la qualità dei partecipanti all’evento. Alcuni esempi sono:
– Numero di iscritti all’evento
– Numero di partecipanti effettivi all’evento
– Tasso di no-show (percentuale di iscritti che non si presentano all’evento)
– Numero di partecipanti target (che corrispondono al profilo ideale)
– Numero di partecipanti ripetuti (che hanno partecipato ad altri eventi precedenti)
– Numero di partecipanti nuovi (che non hanno mai partecipato ad altri eventi)
KPI per l’engagement
I KPI per l’engagement misurano il coinvolgimento e l’interazione dei partecipanti durante l’evento. Alcuni esempi sono:
– Numero di domande poste dai partecipanti
– Numero di commenti e feedback ricevuti dai partecipanti
– Numero di menzioni e hashtag sui social media relativi all’evento
– Numero di download e accessi all’app o alla piattaforma dell’evento
– Numero di contatti generati o acquisiti durante l’evento
KPI per la soddisfazione
I KPI per la soddisfazione misurano il grado di apprezzamento e di fidelizzazione dei partecipanti dopo l’evento. Alcuni esempi sono:
– Tasso di soddisfazione dei partecipanti (misurato tramite sondaggi o questionari)
– Tasso di raccomandazione dei partecipanti (misurato tramite il Net Promoter Score o altre metriche)
– Tasso di conversione dei partecipanti (percentuale di partecipanti che diventano clienti o che effettuano un acquisto)
– Tasso di ritenzione dei partecipanti (percentuale di partecipanti che si iscrivono o partecipano ad altri eventi successivi)
– Tasso di churn dei partecipanti (percentuale di partecipanti che smettono di essere clienti o che non partecipano più ad altri eventi)
La sostenibilità di un evento: cosa significa e come ottenerla
La sostenibilità è un concetto che riguarda non solo l’ambiente, ma anche la società e l’economia. Si tratta di un approccio che mira a soddisfare i bisogni del presente senza compromettere quelli delle generazioni future. Ma cosa significa applicare la sostenibilità al mondo degli eventi? E quali sono i vantaggi e le sfide di questa scelta?
Cosa vuol dire organizzare un evento sostenibile?
Secondo il United Nations Environment Programme (UNEP), un evento è sostenibile quando “è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita”1. Si tratta quindi di una visione olistica che tiene conto di tre dimensioni: ambientale, sociale ed economica.
Un evento sostenibile è quello che cerca di ridurre al minimo i consumi di risorse naturali, le emissioni di gas serra, la produzione di rifiuti e l’inquinamento; che promuove il benessere, la sicurezza, la diversità, l’accessibilità e la partecipazione dei partecipanti e degli stakeholder; che genera valore aggiunto, innovazione, occupazione e sviluppo locale.
Per organizzare un evento sostenibile è necessario adottare una serie di buone pratiche in tutte le fasi del processo: dalla progettazione alla realizzazione, dalla comunicazione alla valutazione. Alcuni esempi di azioni concrete sono:
- Scegliere una location facilmente raggiungibile con mezzi pubblici o a basso impatto ambientale
- Preferire fornitori locali e a km zero, che offrano prodotti e servizi di qualità e rispettosi dell’ambiente e delle persone
- Utilizzare materiali riciclati, riciclabili o biodegradabili per gli allestimenti, il catering, il gadgetting e il materiale informativo
- Ridurre il consumo di energia elettrica, acqua ed altri beni
- Compensare le emissioni di CO2 generate dall’evento attraverso progetti di riforestazione o di energia rinnovabile
- Coinvolgere i partecipanti e gli stakeholder nella sensibilizzazione e nella responsabilizzazione sui temi della sostenibilità
- Monitorare e misurare gli impatti ambientali, sociali ed economici dell’evento e comunicarli in modo trasparente
Quali sono i vantaggi di un evento sostenibile?
Organizzare un evento sostenibile comporta dei vantaggi sia per chi lo realizza sia per chi vi partecipa. Tra i benefici più evidenti ci sono:
- Il miglioramento dell’immagine e della reputazione dell’organizzatore, che dimostra attenzione ai temi della sostenibilità e si distingue dalla concorrenza
- Il risparmio economico derivante dalla riduzione dei consumi e dei costi operativi
- L’aumento della soddisfazione e della fedeltà dei partecipanti, che apprezzano l’impegno per la sostenibilità e si sentono coinvolti in una causa comune
- La creazione di valore per la comunità locale, che beneficia delle ricadute positive dell’evento in termini di occupazione, sviluppo e qualità della vita
Infine, analizza il successo del tuo evento aziendale
Il nostro ultimo consiglio di pianificazione degli eventi aziendali ci riporta all’inizio: dare un’occhiata agli obiettivi e ai KPI dell’evento e valutare se gli obiettivi dell’evento sono stati raggiunti. Utilizza i dati degli eventi e il feedback dei partecipanti per pianificare eventi aziendali migliori in futuro.